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Verbinde dein Help-Scout-Konto und hol deinen Gesprächsverlauf aus Help Scout nach Chatarmin CX. Dein Team sieht frühere Gespräche, Notizen und Anhänge direkt neben neuen Tickets und muss nicht mehr in Help Scout nachschauen, was ein Kunde schon gefragt hat.

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Wann du es nutzt

Nutz den Help-Scout-Import, wenn du von Help Scout zu Chatarmin CX wechselst und frühere Gespräche schon vor dem Umstieg im Posteingang haben willst. Es ist ein historischer Import, kein Live-Sync: Gespräche, die später in Help Scout ankommen, landen erst in Chatarmin CX, wenn du den Import erneut startest.

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Bevor du startest

  • Du brauchst Zugriff auf Einstellungen → Integrationen in Chatarmin CX. Admins haben ihn immer; für andere Rollen siehe Rollen und Berechtigungen.
  • Du brauchst einen Help-Scout-Login mit Zugriff auf die Postfächer, die du importieren willst. Der Import umfasst alle Postfächer und alle Status, die dieser Login sieht; einzelne Postfächer kannst du nicht auswählen.
  • Richte zuerst deine E-Mail-Kanäle in Chatarmin CX ein. Jedes Help-Scout-Postfach wird dem Chatarmin-CX-Kanal mit derselben E-Mail-Adresse zugeordnet. Gespräche aus Postfächern ohne passenden Kanal landen in deinem Standard-E-Mail-Kanal. Siehe E-Mail.

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Help Scout verbinden

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Help-Scout-Integration öffnen

Geh zu Einstellungen → Integrationen und wähle Help Scout, oder öffne die Integrationen.
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Verbindung starten

Klick auf Verbinden. Im Dialog Connect Help Scout klickst du auf Connect. Help Scout öffnet sich in einem neuen Tab.
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In Help Scout autorisieren

Melde dich bei Help Scout an, falls nötig, und klick auf Authorize. Danach landest du wieder in Chatarmin CX.
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Verbindung prüfen

Unter Verbundene Konten zeigt das Help-Scout-Konto den Status Connected.
Für den Gesprächsimport brauchst du weder einen API-Schlüssel noch eine eigene Help-Scout-App.

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Kleinen Testimport starten

Starte mit einem kurzen Zeitraum, damit du das Ergebnis prüfen kannst, bevor du alles importierst.
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Import-Karte öffnen

Auf der Help-Scout-Integrationsseite findest du unter deinen verbundenen Konten die Karte Import from Help Scout.
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Kurzen Zeitraum wählen

Wähl unter Import range den Wert Last month. Die Karte zeigt, wie viele Tickets in diesem Zeitraum liegen.
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Anhänge festlegen

Lass Include file attachments aktiviert, um Dateien aus Help Scout mitzunehmen. Deaktivier es für einen schnelleren Test nur mit Text.
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Import starten

Klick auf Start import. Die Karte zeigt den Status, einen Fortschrittsbalken und die Zähler Succeeded, Failed tickets und Failed batches.
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Einige Tickets prüfen

Sobald der Status Completed zeigt, öffne ein paar importierte Tickets im Posteingang. Prüf Kanal, Kunde, Nachrichten und Anhänge.

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Vollständigen Import starten

Wenn der Test passt, wähl unter Import range einen längeren Zeitraum (bis All time) und klick auf Start new import. Bereits importierte Gespräche werden nicht doppelt angelegt, überlappende Zeiträume sind also kein Problem. Der Zeitraum bezieht sich darauf, wann ein Gespräch in Help Scout zuletzt aktualisiert wurde, nicht wann es erstellt wurde.
Importe laufen nur außerhalb der Stoßzeiten, zwischen 23 und 10 Uhr. Wenn du tagsüber startest, wartet der Import, und die Karte zeigt, wann er weiterläuft. Plan einen großen Import über eine oder mehrere Nächte ein.

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Was importiert wird

Der Status wird so übernommen: Einiges wird nicht importiert:
  • Zuweisungen. Importierte Tickets haben in Chatarmin CX keine zugewiesene Person.
  • Entwürfe und Help-Scout-Aktivitätseinträge, zum Beispiel Statuswechsel.
  • Gespeicherte Antworten, Help-Scout-Docs-Artikel, Nutzer und Workflows.
  • Priorität. Importierte Tickets bekommen die Priorität Low.
Eine geführte Help-Scout-Migration mit mehr Optionen, etwa der Auswahl von Postfächern, der Zuordnung von Agenten und Kanälen und dem Import von gespeicherten Antworten und Docs-Artikeln, ist für einige Workspaces in der Beta. Melde dich beim Chatarmin-CX-Support, wenn du sie brauchst.

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Was mit deinen Kunden und Automatisierungen passiert

  • Kunden bekommen nichts zugeschickt. Importierte Nachrichten werden als bereits zugestellt gespeichert.
  • Importierte Tickets und Nachrichten starten keine AI Agents, keine Classic AI und keine anderen Automatisierungen, die auf neue Tickets oder Nachrichten reagieren.
  • In Help Scout ändert sich nichts. Der Import liest nur Daten.

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Pausieren, abbrechen und fortsetzen

  • Pause hält einen laufenden Import an. Resume setzt ihn an derselben Stelle fort.
  • Cancel stoppt den Import. Tickets, die bis zum Abbruch importiert wurden, bleiben in Chatarmin CX.
  • Schlägt ein Import fehl, zeigt die Karte den Fehler und wo er gestoppt hat. Continue import macht mit dem fehlgeschlagenen Batch weiter.
  • Pro Chatarmin-CX-Workspace läuft immer nur ein Help-Scout-Import gleichzeitig.

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Import erneut ausführen

Einen neuen Import startest du, sobald der vorherige abgeschlossen oder abgebrochen ist. Ein erneuter Lauf ist sicher:
  • Bereits importierte Gespräche werden nicht noch einmal angelegt.
  • Hat ein Gespräch im gewählten Zeitraum seit dem letzten Lauf neue Nachrichten in Help Scout bekommen, werden sie dem bestehenden Ticket hinzugefügt.
  • Status und Betreff des bestehenden Tickets werden nicht aktualisiert.
Einen Import mit einem Klick rückgängig machen kannst du nicht. Importierte Tickets bleiben im Posteingang, bis du sie löschst.

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Help Scout trennen

Klick auf der Help-Scout-Integrationsseite neben dem Konto auf Connected, wähl Disconnect und bestätige mit Delete. Importierte Tickets bleiben in Chatarmin CX, aber der Importverlauf auf der Karte wird entfernt. Das Trennen entfernt die Verbindung nur in Chatarmin CX. Entzieh der Chatarmin-App zusätzlich in Help Scout den Zugriff, wenn du ihn auch dort beenden willst.

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Fehlerbehebung

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Der Import startet nicht

Prüf, ob du außerhalb des Nachtfensters gestartet hast. Die Karte zeigt Off-peak only (11 PM – 10 AM) und wann der Import weiterläuft.

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Der Import schlägt sofort fehl

Der Import braucht in Chatarmin CX mindestens einen E-Mail-Kanal für Gespräche aus Postfächern, die er nicht zuordnen kann. Wenn der Fehler einen fehlenden Standard-E-Mail-Kanal nennt, richte einen E-Mail-Kanal ein und klick dann auf Continue import.

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Tickets sind im falschen Kanal gelandet

Postfächer werden über die E-Mail-Adresse den Kanälen zugeordnet. Leg vor dem Import in Chatarmin CX einen E-Mail-Kanal mit der exakten Adresse des Postfachs an. Bereits importierte Tickets werden bei einem erneuten Import nicht verschoben.

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Einige Tickets sind fehlgeschlagen

Während ein Import läuft, zeigt die Liste Recent batches auf der Karte, welche Batches fehlgeschlagen sind und warum. Stoppt der Import, zeigt die Karte den Fehler und den Batch, an dem er gestoppt hat; klick auf Continue import, um dort weiterzumachen. Wenn dieselben Tickets immer wieder fehlschlagen, melde dich beim Chatarmin-CX-Support und gib die Help-Scout-Gesprächsnummern und den Fehler auf der Karte an.