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Mit der PostCo-Integration beantworten deine KI-Agenten die Frage „Wo ist meine Retoure und wurde mein Geld erstattet?“, ohne das Ticket an dein Team zu übergeben. Der Agent schlägt die Retoure in PostCo nach und antwortet mit Status, Rückversandart, Standort des Retourenpakets, zurückgesendeten Artikeln und Erstattungsstatus.

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Wann du es brauchst

Nutze PostCo, um Retourenfragen zu automatisieren, zum Beispiel:
  • „Habt ihr meine Retoure erhalten?“
  • „Wo ist mein Retourenpaket?“
  • „Wurde meine Erstattung ausgelöst?“
  • „Wer zahlt den Rückversand?“
  • „Habe ich für diese Bestellung schon eine Retoure gestartet?“
Die Integration ist nur lesend. Sie erstellt, genehmigt, empfängt oder ändert keine Retouren in PostCo.

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PostCo einrichten

Du brauchst einen PostCo-API-Key aus deinem PostCo-Händlerkonto.
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API-Key in PostCo erstellen

Melde dich bei PostCo an. Klick unten links in der Seitenleiste auf das Symbol Account Settings und wähle Manage API Keys. Klick auf Create API Key, vergib einen Namen wie „Chatarmin CX“ und kopiere den Key.PostCo zeigt den Key nur einmal. Jeder Key gehört zu einem Shop und kann nur die Retouren dieses Shops lesen.
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Integrationen öffnen

Öffne Integrationen in deinen Workspace-Einstellungen und wähle PostCo.Wenn PostCo nicht in der Liste steht, frag dein Chatarmin-CX-Team nach der Verfügbarkeit für deinen Workspace.
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Konto verbinden

Klick auf Connect, füge den API Key ein und klick zum Speichern auf Connect. cx prüft den Key bei PostCo, bevor er gespeichert wird. Nach erfolgreicher Verbindung siehst du Connected.cx speichert den Key verschlüsselt.
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Aktionen beim Agenten aktivieren

Öffne KI-Agenten, wähle deinen Agenten und aktiviere die gewünschten PostCo-Aktionen unter Aktionen. Wähle das verbundene PostCo-Konto, das der Agent nutzen darf.

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KI-Agenten-Aktionen

Alle vier Aktionen sind nur lesend. Keine braucht eine menschliche Freigabe. Kunden schreiben Bestellnummern mit oder ohne #, zum Beispiel 1001 oder #1001. Die Aktionen probieren beide Schreibweisen.

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Get PostCo return und Find PostCo returns by email

Der Agent bekommt:
  • den Retourenstatus, zum Beispiel pending, reviewed, received, completed, rejected oder archived
  • die Rückversandart samt Versanddienstleister
  • die zurückgesendeten Artikel mit den Retourengründen des Kunden
  • einen Erstattungsstatus und die Erstattungswege
Die Ergebnisse sind nach Datum absteigend sortiert, bis zu 25 Retouren. Hat PostCo mehr, erfährt der Agent, dass die Liste unvollständig ist, und soll nicht behaupten, er habe alle Retouren gesehen.

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Get PostCo return shipment

Diese Aktion findet eine Retoure über Bestellnummer oder PostCo-Retouren-ID. Der Agent bekommt:
  • den Sendungsstatus, zum Beispiel Label erstellt, unterwegs, zugestellt oder Zustellung fehlgeschlagen
  • den Versanddienstleister und die Sendungsnummer
  • die Versandgebühr
  • wer den Rückversand zahlt
Manche Retouren haben kein Paket, zum Beispiel Retouren, die im Geschäft abgegeben werden. Der Agent erfährt dann, dass es kein Paket gibt, statt einen Fehler zu bekommen.

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Check PostCo return eligibility

Diese Aktion prüft, ob für eine Bestellnummer schon eine Retoure existiert und welche Artikel darin sind. Nutze sie, um keine zweite Retoure für dieselben Artikel zu starten.
Diese Aktion meldet nur bestehende Retouren. PostCo gibt deine Retourenregeln und dein Rückgabefenster nicht weiter. Sie kann einem Kunden also nicht sagen, ob er etwas zurückgeben darf. Der Agent soll nicht sagen, ein Kunde sei berechtigt oder nicht berechtigt. Schreib deine Retourenregeln in die Anweisungen des Agenten.
Eine Bestellung ohne Retoure ist eine gültige Antwort: Der Agent erfährt, dass keine Retoure gestartet wurde.

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Wer welche Retoure sehen darf

In einem Ticket bekommt der Agent nur Retouren, deren Kunden-E-Mail zu einer E-Mail-Adresse am Kontakt des Tickets passt. Gehört die Bestellnummer jemand anderem, antwortet die Aktion mit „nicht gefunden“. So kann ein Kunde keine fremde Retoure lesen, indem er eine Bestellnummer errät. Hat eine Bestellung viele Retouren, sucht cx in den älteren weiter nach der Retoure des Ticket-Kontakts. Kann cx es trotzdem nicht sagen, erfährt der Agent, dass die Antwort nicht eindeutig ist, und soll dem Kunden nicht sagen, er habe keine Retoure. Testläufe ohne Ticket haben keinen Kunden zum Vergleichen, die E-Mail-Prüfung entfällt dort. Nutze für Tests eine Test-Retoure.

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Was der Agent nie sieht

Der Agent bekommt nie den Link zum Retourenlabel, keine Adresse, keine Telefonnummer, keinen Namen und keine Notizen des Kunden.

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Was der Erstattungsstatus bedeutet

PostCo hat keinen einzelnen Erstattungsstatus für eine ganze Retoure. cx leitet ihn aus den Artikeln ab. Der Agent soll nur dann sagen, dass Geld zurückgeflossen ist, wenn der Status processed ist und der Artikel eine Erstattung ist. Artikel können auch Guthaben oder ein Umtausch sein. Der Agent soll wissen: Guthaben ist Guthaben, kein Geld zurück. Bei unknown darf der Agent keine Erstattung versprechen. Gib ihm die Anweisung, das Ticket an dein Team zu übergeben.

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Best Practices

  • Sag dem Agenten, wann er eine Retoure nachschlagen soll und was er bei jedem Status antwortet, etwa „Label erstellt, aber nicht versendet“ oder „erhalten, Erstattung ausstehend“.
  • Sag dem Agenten, dass er nach Bestellnummer oder E-Mail-Adresse fragen soll, wenn der Kunde keine nennt.
  • Schreib deine Retourenregeln in die Anweisungen des Agenten. PostCo liefert sie nicht.
  • Lege eine Eskalationsregel für unknown, für fehlgeschlagene Zustellungen und für nicht gefundene Retouren fest.
  • Nutze für die erste Prüfung eine Test-Retoure aus deiner eigenen Bestellung, nicht die eines echten Kunden.

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Sicherer Test

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Bekannte Retoure wählen

Wähl eine Retoure, die du in PostCo siehst. Notiere Bestellnummer, Status und Sendungsnummer.
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Agent im Test ausführen

Frag den Agenten in einem Testlauf, zum Beispiel „Wo ist mein Retourenpaket zu Bestellung #1001?“ Frag danach noch einmal nur mit der E-Mail-Adresse des Kunden.
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Vergleichen

Prüfe, ob Status, Versanddienstleister, Sendungsnummer, Artikel und Erstattungsstatus mit PostCo übereinstimmen. In PostCo wird nichts geändert.

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PostCo trennen

Öffne in den Integrationen das Connected-Menü des Kontos. Wähle Disconnect und bestätige Delete. cx löscht den gespeicherten Key. Agenten, die das Konto genutzt haben, können keine Retouren mehr nachschlagen. Willst du den Zugriff auch bei PostCo beenden, öffne in PostCo Account Settings → Manage API Keys, such den Key an den letzten vier Zeichen und klick auf Revoke. PostCo lehnt einen widerrufenen Key sofort ab.

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Fehlerbehebung

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Verbindung schlägt fehl mit „check your API key“

cx zeigt „We couldn’t connect to PostCo. Please check your API key.“, wenn PostCo den Key ablehnt. Prüfe, ob du den ganzen Key eingefügt hast (er beginnt mit sk_) und ob er in PostCo nicht widerrufen wurde.

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„We couldn’t reach PostCo“

PostCo hat nicht geantwortet. Der Key kann trotzdem in Ordnung sein. Warte kurz und versuch es erneut.

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Der Agent findet keine Retoure

Prüfe, ob:
  • die Bestellnummer die Shop-Bestellnummer ist, zum Beispiel 1001
  • die Retoure in PostCo existiert
  • die E-Mail-Adresse der Retoure zu einer E-Mail-Adresse am Kontakt des Tickets passt
  • am Agenten das PostCo-Konto in der Aktion ausgewählt ist

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Der Agent sagt, das Ergebnis ist nicht eindeutig

Die Bestellung hat viele Retouren und keine der geprüften gehört zu diesem Kunden. Schlag die Retoure in PostCo von Hand nach oder such über die E-Mail-Adresse des Kunden.

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Die Sendung ist leer

Manche Retouren haben kein Paket, zum Beispiel Retouren im Geschäft. Prüfe die Rückversandart in PostCo. Schlägt die Verbindung oder eine Aktion weiterhin fehl, wende dich mit der Fehlermeldung und dem betroffenen Schritt an dein Chatarmin-CX-Team. Teile dabei nicht deinen API-Key.