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Mit der Loop-Returns-Integration beantworten deine KI-Agenten die Frage „Wo ist meine Retoure und wurde mein Geld erstattet?“, ohne das Ticket an dein Team zu übergeben. Der Agent schlägt die Retoure in Loop Returns nach und antwortet mit Status, Rückversandart, Label-Fortschritt, zurückgesendeten Artikeln und Erstattungsstatus.
Diese Seite beschreibt Loop Returns (loopreturns.com), die Plattform für Retouren und Umtausch. Die Abo-App findest du unter Loop. Es sind getrennte Integrationen mit getrennten API-Keys.

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Wann du es brauchst

Nutze Loop Returns, um Retourenfragen zu automatisieren, zum Beispiel:
  • „Habt ihr meine Retoure erhalten?“
  • „Wo ist mein Retourenlabel?“
  • „Wurde meine Erstattung ausgelöst?“
  • „Warum wurde meine Retoure abgelehnt?“
Die Integration ist nur lesend. Sie erstellt, genehmigt oder ändert keine Retouren in Loop.

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Loop Returns einrichten

Du brauchst einen Loop-Returns-API-Key mit dem Scope Returns.
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API-Key in Loop erstellen

Geh im Loop Admin zu Returns Management → Tools & integrations → Developer Tools. Klick auf Generate API key, füge den Scope Returns hinzu, vergib einen Namen wie „Chatarmin CX“ und klick auf Generate. Kopiere den Key.Ein Key ohne den Scope Returns kann keine Retouren lesen. cx speichert ihn dann nicht.
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Integrationen öffnen

Öffne Integrationen in deinen Workspace-Einstellungen und wähle Loop Returns.Wenn Loop Returns nicht in der Liste steht, frag dein Chatarmin-CX-Team nach der Verfügbarkeit für deinen Workspace.
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Konto verbinden

Klick auf Connect, füge den API Key ein und klick zum Speichern auf Connect. cx prüft den Key bei Loop Returns, bevor er gespeichert wird. Nach erfolgreicher Verbindung siehst du Connected.cx speichert den Key verschlüsselt.
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Aktion beim Agenten aktivieren

Öffne KI-Agenten, wähle deinen Agenten und aktiviere Get Loop Returns return unter Aktionen. Wähle das verbundene Loop-Returns-Konto, das der Agent nutzen darf.

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KI-Agenten-Aktion

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Get Loop Returns return

Diese lesende Aktion findet eine Retoure über Bestellnummer oder Loop-Retouren-ID. Sie braucht keine menschliche Freigabe. Der Agent bekommt:
  • den Retourenstatus: open, review, closed, cancelled oder expired
  • die Rückversandart sowie Label- und Sendungsstatus
  • die zurückgesendeten Artikel mit den Retourengründen des Kunden
  • den Erstattungsbetrag und einen Erstattungsstatus
Kunden schreiben Bestellnummern mit oder ohne #, zum Beispiel 1001 oder #1001. Die Aktion probiert beide Schreibweisen.
In Loop Returns kann man nicht nach E-Mail-Adresse suchen. Nennt der Kunde nur seine E-Mail-Adresse, muss der Agent zuerst die Bestellnummer finden, zum Beispiel über deine Shopify-Integration, und dann die Retoure nachschlagen. Schreib das in die Anweisungen des Agenten.

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Wer welche Retoure sehen darf

In einem Ticket bekommt der Agent nur Retouren, deren Kunden-E-Mail zu einer E-Mail-Adresse am Kontakt des Tickets passt. Gehört die Bestellnummer jemand anderem, antwortet die Aktion mit „nicht gefunden“. So kann ein Kunde keine fremde Retoure lesen, indem er eine Bestellnummer errät. Testläufe ohne Ticket haben keinen Kunden zum Vergleichen, die E-Mail-Prüfung entfällt dort. Nutze für Tests eine Test-Retoure.

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Was der Erstattungsstatus bedeutet

Loop sendet keinen Erstattungsstatus. cx leitet ihn aus der Retoure ab. Der Agent soll nur dann sagen, dass erstattet wurde, wenn der Status processed ist. Bei unknown darf der Agent keine Erstattung versprechen. Gib ihm die Anweisung, das Ticket an dein Team zu übergeben.

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Best Practices

  • Sag dem Agenten, wann er eine Retoure nachschlagen soll und was er bei jedem Status antwortet, etwa „Label erstellt, aber nicht versendet“ oder „erhalten, Erstattung ausstehend“.
  • Sag dem Agenten, dass er nach der Bestellnummer fragen soll, wenn der Kunde keine nennt.
  • Lege eine Eskalationsregel für unknown und für nicht gefundene Retouren fest.
  • Nutze für die erste Prüfung eine Test-Retoure aus deiner eigenen Bestellung, nicht die eines echten Kunden.

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Sicherer Test

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Bekannte Retoure wählen

Wähl eine Retoure, die du im Loop Admin siehst. Notiere Bestellnummer und Status.
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Agent im Test ausführen

Frag den Agenten in einem Testlauf nach dieser Bestellnummer, zum Beispiel „Wie ist der Status meiner Retoure zu Bestellung #1001?“
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Vergleichen

Prüfe, ob Status, Tracking, Artikel und Erstattungsstatus mit dem Loop Admin übereinstimmen. Die Abfrage ändert nichts in Loop.

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Loop Returns trennen

Öffne in den Integrationen das Connected-Menü des Kontos. Wähle Disconnect und bestätige Delete. cx löscht den gespeicherten Key. Agenten, die das Konto genutzt haben, können keine Retouren mehr nachschlagen. Willst du den Zugriff auch bei Loop beenden, lösche den API-Key im Loop Admin unter Developer Tools.

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Fehlerbehebung

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Verbindung schlägt fehl mit „check your API Key“

Prüfe, ob du den ganzen Key eingefügt hast und ob er für den richtigen Loop-Shop erstellt wurde. cx zeigt „We couldn’t connect to Loop Returns. Please check your API Key.“, wenn Loop den Key ablehnt.

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Verbindung schlägt wegen des Scopes fehl

cx zeigt „This Loop Returns API Key cannot read returns.“ Loop kann einen Key ohne passenden Scope auch als ungültigen Key melden. Bleibt die Meldung „invalid key“ trotz richtigem Key, prüfe daher auch die Scopes. Erstelle in den Loop Developer Tools einen neuen Key mit dem Scope Returns und verbinde erneut.

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„We couldn’t reach Loop Returns“

Loop hat nicht geantwortet. Der Key kann trotzdem in Ordnung sein. Warte kurz und versuch es erneut. Klappt es weiter nicht, schau auf die Statusseite von Loop.

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Der Agent findet keine Retoure

Prüfe, ob:
  • die Bestellnummer die Shop-Bestellnummer ist, zum Beispiel 1001
  • die Retoure im Loop Admin existiert
  • die E-Mail-Adresse der Retoure zu einer E-Mail-Adresse am Kontakt des Tickets passt
  • am Agenten das Loop-Returns-Konto in der Aktion ausgewählt ist

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Eine Erstattung steht auf unknown

Öffne die Retoure im Loop Admin und prüfe, ob eine Erstattung ausgelöst wurde. Falls ja, wende dich an dein Chatarmin-CX-Team. Schlägt die Verbindung oder Aktion weiterhin fehl, wende dich mit der Fehlermeldung und dem betroffenen Schritt an dein Chatarmin-CX-Team. Teile dabei nicht deinen API-Key.