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Hol deine FreeScout-Historie aus einer einzigen Exportdatei nach Chatarmin CX. Dein Team sieht frühere Tickets, Antworten, interne Notizen und Anhänge im Posteingang und muss nicht mehr in FreeScout nachschauen, was ein Kunde schon gefragt hat.

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Wann du es nutzt

Nutz den FreeScout-Import, wenn du FreeScout verlässt und deine Ticket-Historie schon vor dem Umstieg deiner Postfächer in Chatarmin CX haben willst. Es ist ein einmaliger historischer Import, kein Live-Sync. Tickets, die später in FreeScout ankommen, werden nicht übernommen.

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Bevor du startest

  • Der FreeScout-Import wird pro Workspace freigeschaltet. Siehst du FreeScout unter Tickets importieren nicht, melde dich beim Chatarmin-CX-Support.
  • Du brauchst Zugriff auf Einstellungen → Integrationen. Admins haben ihn immer; für andere Rollen siehe Rollen und Berechtigungen.
  • Richte zuerst die E-Mail-Kanäle ein, in die du importieren willst. Du wählst für jedes FreeScout-Postfach einen Kanal. Siehe E-Mail.
  • Lade dein Team vorher ein, wenn Antworten und Zuweisungen ihren ursprünglichen Agenten behalten sollen. Du kannst Personen auch während des Imports einladen.
  • Halte deinen FreeScout-Export als eine .zip-Datei bereit (siehe Anforderungen an die Exportdatei).

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Import durchführen

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FreeScout-Import öffnen

Geh zu Einstellungen → Integrationen, scroll zu Tickets importieren und wähle FreeScout, oder öffne die Integrationen. Die Seite listet deine bisherigen Import runs.
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Neuen Import starten

Klick im Kopf von Import runs auf Start migration. Ein Assistent mit sechs Schritten öffnet sich: Upload file, Preview, Agent mapping, Channel mapping, Status mapping und Confirm.
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Datei hochladen und prüfen

Füg die Export-ZIP hinzu und klick auf Upload and check file. Chatarmin CX prüft zuerst jedes Ticket und jede Nachricht in der Datei. In diesem Schritt wird nichts importiert. Hat die Datei Probleme, siehst du ihre Anzahl samt Datei und Zeile. Behebe sie im Export und lade die Datei erneut hoch.
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Vorschau prüfen

Der Schritt Preview zeigt die echten Zahlen aus deiner Datei: Tickets, Messages, Attachments, Tag assignments und Mailboxes. Prüf, ob sie stimmen, bevor du weitermachst.
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Agenten zuordnen

Ordne jeden FreeScout-Agenten einem Chatarmin-CX-Agenten zu. Agenten mit derselben E-Mail-Adresse werden automatisch zugeordnet. Bei den übrigen wählst du einen vorhandenen Agenten, lädst die Person ein oder markierst sie als Unassigned. Löse jede Zeile auf, bevor du weitermachst.
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Postfächer Kanälen zuordnen

Wähl für jedes FreeScout-Postfach einen E-Mail-Kanal in Chatarmin CX oder Skip these tickets. Löse jede Zeile auf, bevor du weitermachst.
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Status-Zuordnung ansehen

Dieser Schritt ist nur lesbar. FreeScout-Status werden immer gleich zugeordnet (siehe Was importiert wird).
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Bestätigen und starten

Prüf die Zusammenfassung, setz den Haken bei I understand this is a one-time historical import und klick auf Start migration now. Der Lauf erscheint unter Import runs mit Live-Fortschritt.
Tickets aus einem übersprungenen Postfach werden nicht importiert und lassen sich später nicht automatisch nachholen. Um sie zu importieren, starte einen neuen Import und ordne das Postfach einem Kanal zu.

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Mit einem kleinen Test starten

Bevor du alles importierst, führ den Assistenten mit einem kleinen Export aus, zum Beispiel einem Postfach oder ein paar Wochen Tickets. Wenn der Lauf abgeschlossen ist, öffne ein paar importierte Tickets und prüf Kanal, Kunde, Reihenfolge der Nachrichten, Zuweisung und Anhänge. Danach importierst du den vollständigen Export.

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Anforderungen an die Exportdatei

Der Import liest eine ZIP mit diesem Aufbau auf oberster Ebene: Die Datei wird bei der Prüfung abgelehnt, wenn:
  • Eine erforderliche Datei oder der Anhangsordner fehlt.
  • Die ZIP entpackt größer als 10 GB ist oder mehr als 100.000 Dateien enthält.
  • attachments.jsonl größer als 100 MB ist.
  • Eine Zeile nicht gelesen werden kann.
  • Zu einem Anhang aus attachments.jsonl keine passende Datei im Ordner liegt.
Diese ZIP erzeugt FreeScout nicht von sich aus. Brauchst du Hilfe, sie aus deiner FreeScout-Datenbank zu erstellen, melde dich beim Chatarmin-CX-Support.

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Was importiert wird

Anhänge über 10 MB werden nicht importiert. Die Dateiprüfung meldet sie nicht, das Ticket und seine Nachrichten werden trotzdem importiert, und der Lauf zeigt die übersprungenen Dateien nicht an. Such vor der Migration im Anhangsordner nach Dateien über 10 MB. Bewahre sie anderswo auf, zum Beispiel in deinem FreeScout-Backup, oder frag den Chatarmin-CX-Support um Hilfe.
FreeScout-Zeiten werden als Berliner Zeit gelesen und mit ihren ursprünglichen Zeitstempeln gespeichert. Status werden immer so zugeordnet: Ist ein Agent auf Unassigned gesetzt, werden seine Antworten trotzdem importiert, aber ohne Chatarmin-CX-Absender.

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Was mit deinen Kunden passiert

Importierte Nachrichten sind Historie. Der Import schickt nichts an deine Kunden, und in FreeScout ändert sich nichts. Prüf eine Stichprobe importierter Tickets, bevor du Kunden oder Automatisierungen auf den neuen Workspace umstellst.

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Tempo und Grenzen

  • Pro Workspace kann immer nur ein Import laufen.
  • Der Import läuft zwischen 20 und 8 Uhr UTC am schnellsten. Außerhalb dieses Fensters läuft er weiter, aber in kleineren Batches mit kurzen Pausen. Ein großer Import dauert tagsüber also länger.

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Wenn etwas schiefgeht

  • Öffne den Lauf unter Import runs, um Fortschritt, Zahlen und Fehler zu sehen.
  • Schlagen einzelne Tickets fehl, klick in den Lauf-Details auf Retry failed. Validierungs- oder Zuordnungsprobleme brauchen meist zuerst eine Korrektur im Export oder in der Zuordnung.
  • Derselbe Export lässt sich erneut importieren, ohne Tickets oder Nachrichten zu duplizieren. Vorhandene werden aktualisiert.
  • Es gibt kein Rollback per Klick. Importierte Tickets bleiben im Posteingang, bis du sie löschst.

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Fehlerbehebung

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FreeScout fehlt unter Tickets importieren

Der Import ist für deinen Workspace nicht freigeschaltet. Im Upload-Schritt steht FreeScout import is not switched on for your workspace yet. Melde dich beim Chatarmin-CX-Support.

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Die Dateiprüfung schlägt fehl

Lies die Liste unter We found N problems in your file. Jeder Eintrag nennt Datei und Zeile. Es wurde nichts importiert. Behebe den Export und lade die Datei erneut hoch.

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Tickets werden übersprungen

Ein Ticket wird übersprungen, wenn sein Postfach auf „Skip” steht oder kein E-Mail-Kanal verfügbar ist. Richte einen E-Mail-Kanal ein, starte dann einen neuen Import und ordne das Postfach zu.

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Antworten zeigen keinen Agenten

Der FreeScout-Agent wurde keinem Chatarmin-CX-Agenten zugeordnet. Ordne die Person im Schritt Agent mapping eines neuen Imports zu oder lade sie ein. Schlagen dieselben Tickets weiter fehl, melde dich beim Chatarmin-CX-Support und nenne den Lauf, die FreeScout-Konversationsnummern und den angezeigten Fehler.