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Die Weclapp-Integration verbindet weclapp, ein Cloud-ERP und CRM, mit Chatarmin CX. Wenn die E-Mail-Adresse oder Telefonnummer des Ticket-Kontakts zu einem Kundenauftrag in weclapp passt, erscheint der Auftrag im Kundenpanel — Agenten beantworten Bestellfragen, ohne das Ticket zu verlassen. KI-Agenten können außerdem Aufträge nachschlagen, Rechnungs-PDFs versenden und Lieferscheine erstellen.
Im Posteingang sind weclapp-Aufträge nur lesbar. Agenten sehen sie, können sie aus cx aber weder ändern noch stornieren oder erstatten. Die einzige Aktion, die in weclapp schreibt, ist die KI-Agenten-Aktion Create delivery note.

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Wann du es brauchst

Nutze Weclapp, wenn deine Aufträge und Rechnungen in weclapp liegen und dein Support-Team regelmäßig Folgendes bearbeitet:
  • Fragen wie „Wo ist meine Bestellung?“ oder „Was habe ich bestellt?“
  • Anfragen nach einer Rechnungskopie
  • Lieferschein-Anfragen für Streckengeschäft-Aufträge (Dropshipping)

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Weclapp einrichten

Du brauchst zwei Dinge aus weclapp:
  • ERP Url — die Adresse deines weclapp-Mandanten, zum Beispiel https://deinefirma.weclapp.com. Trag nur die Basisadresse ein, ohne /webapp/... und ohne abschließenden Schrägstrich. cx ergänzt den API-Pfad selbst.
  • API Token — ein API-Token eines weclapp-Benutzers, der Kundenaufträge, Ausgangsrechnungen und Bestellungen lesen darf. Wo du es erstellst, steht in der weclapp-Dokumentation.
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Integrationen öffnen

Öffne Integrationen in den Workspace-Einstellungen und wähle Weclapp.Wenn Weclapp nicht in der Liste steht, wende dich an dein Chatarmin-CX-Team, um die Integration für deinen Workspace freizuschalten.
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Zugangsdaten eintragen

Fülle im Verbindungsdialog aus:Dieser Dialog ist derzeit nur auf Englisch verfügbar.
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Verbinden

Klick auf Connect. Sobald die Verbindung gespeichert ist, siehst du Integration connected successfully.
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Prüfen, ob es funktioniert

Öffne ein Ticket von einem Kunden mit einem Kundenauftrag in weclapp und prüfe, ob der Auftrag im Kundenpanel erscheint. Das ist nur lesend und ändert nichts in weclapp.
cx prüft deine Zugangsdaten beim Klick auf Connect nicht. Eine falsche ERP Url oder ein falsches API-Token wird trotzdem gespeichert. Siehst du keine Aufträge, wo du welche erwartest, prüfe zuerst beide Werte.

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Weclapp im Posteingang nutzen

Wenn Weclapp verbunden ist, sucht cx Kundenaufträge zu den E-Mail-Adressen und der Telefonnummer des Ticket-Kontakts.
  1. Öffne ein Ticket mit einem Kontakt, der eine E-Mail-Adresse oder Telefonnummer hat.
  2. Im Kundenpanel findest du den Bereich Weclapp.
  3. Jeder Auftrag zeigt die Auftragsnummer (verlinkt auf den Auftrag in weclapp), den Gesamtbetrag, das Bestelldatum sowie Status, Payment Method und Payment Status (Paid oder Unpaid).
  4. Öffne einen Auftrag, um Lieferadresse, Rechnungsadresse und die Produktliste mit Menge, Artikelnummer und Preis zu sehen.
An weclapp-Aufträgen im Posteingang gibt es keine Aktionsschaltflächen.

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Aufträge Kontakten zuordnen

cx zeigt bis zu 50 passende Aufträge. Hat der Kontakt weder E-Mail-Adresse noch Telefonnummer, werden keine Aufträge angezeigt.
Auftragssummen werden in Euro angezeigt.

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KI-Agenten-Aktionen

Aktiviere Weclapp-Aktionen auf einem KI-Agenten, wenn Automatisierung Bestellfragen beantworten, Rechnungen versenden oder Lieferscheine erstellen soll. Verbinde Weclapp zuerst, aktiviere dann die Aktionen am Agenten und wähle, welche verbundenen Weclapp-Integrationen der Agent nutzen darf.

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Lese-Aktionen

  • Get order — Einen weclapp-Kundenauftrag per Auftrags-ID oder Auftragsnummer nachschlagen.
  • Get invoice — Das Rechnungs-PDF zu einem Kundenauftrag holen. Akzeptiert Auftrags-ID, Auftragsnummer, Rechnungs-ID oder Rechnungsnummer. Das PDF wird ans Ticket angehängt, damit der Agent es mit seiner Antwort senden kann. In weclapp ändert sich nichts.

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Schreib-Aktionen

  • Create delivery note — Einen Streckengeschäft-Lieferschein (PDF) für einen Auftrag in weclapp erstellen und ans Ticket anhängen. Das funktioniert nur, wenn es zum Kundenauftrag eine Bestellung in weclapp gibt.
Alle Weclapp-Aktionen starten auf Immer ausführen, auch Create delivery note. Stell Create delivery note in den Aktions-Einstellungen des Agenten auf Immer fragen, wenn eine Person sie zuerst freigeben soll.
In Testläufen schreibt Create delivery note nicht in weclapp.

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Workflows

Auch die alten Workflows enthalten Weclapp-Schritte. Für neue Automatisierung nutze KI-Agenten. Siehe Von Workflows migrieren.

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Best Practices

  • Halte die Kontakt-E-Mail mit der Rechnungs-E-Mail in weclapp synchron. Aktualisiere den Kontakt, wenn der Kunde von einer anderen Adresse schreibt.
  • Schreib in die Agenten-Anweisungen, dass zuerst Get order aufgerufen und die zurückgegebene Auftragsnummer verwendet wird, bevor Get invoice oder Create delivery note läuft.
  • Nutze für das API-Token einen eigenen weclapp-Benutzer, damit du den Zugriff widerrufen kannst, ohne ein persönliches Konto zu betreffen.

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Fehlerbehebung

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Keine Aufträge für einen Kunden

  • Prüfe, ob die Kontakt-E-Mail einer Rechnungs-E-Mail am Kundenauftrag entspricht oder die Telefonnummer zur Telefonnummer der Rechnungsadresse passt.
  • Prüfe, ob die ERP Url die Basisadresse des Mandanten ist — ohne /webapp/... und ohne abschließenden Schrägstrich.
  • Prüfe, ob das API-Token in weclapp noch gültig ist. cx prüft es beim Verbinden nicht, ein abgelaufenes oder falsches Token zeigt sich also nur durch fehlende Aufträge.
Öffne den Auftrag direkt in weclapp über seine Auftragsnummer.

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Create delivery note schlägt fehl

Der Kundenauftrag braucht eine Bestellung in weclapp. Gibt es keine, schlägt die Aktion mit „Purchase order not found for sales order“ fehl. Leg die Bestellung in weclapp an und versuche es erneut.

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Weiterhin Probleme

Wende dich mit dem Ticket-Link und der weclapp-Auftragsnummer an den Chatarmin-CX-Support.