Bewährte Vorgehensweise für Urlaub: Automatische Antwort

Um unbeantwortete Tickets zu vermeiden und realistische Erwartungen zu wecken, empfehlen wir dringend Aktivierung einer automatischen Antwort für eingehende Nachrichten während der Feiertage.

🔎 Warum das wichtig ist

• Die Kunden wissen sofort, dass ihre Anfrage eingegangen ist

• Sie legen klare Erwartungen hinsichtlich der Reaktionszeiten fest

• Ihr Team sorgt dafür, dass weniger Nachfassnachrichten verschickt werden und der Druck abnimmt

• Ein professionelleres Kundenerlebnis – auch offline

🫵 Bewährte Vorgehensweise für Ihre automatische Antwort

• Den Empfang der Nachricht bestätigen

• Über begrenzte Verfügbarkeit oder Feiertagsöffnungszeiten informieren

• Teilen Sie mit, wann Kunden mit einer Antwort rechnen können

• Optional: Verlinken Sie auf FAQs oder Selbsthilfe-Ressourcen

Beispiel für eine automatische Antwort

Vielen Dank für Ihre Nachricht! Unser Support-Team arbeitet während der Feiertage derzeit mit eingeschränkter Kapazität. Wir melden uns nach dem {{date}} so schnell wie möglich bei Ihnen. Vielen Dank für Ihre Geduld.

⚙️ So richten Sie es ein:

🚨 Sehen Sie sich hier unseren Loom an oder befolgen Sie diese Anweisungen:

1. Datumsabhängige Öffnungszeiten festlegen

a) Klicken Sie auf Ihr Profil unten

b) Klicken Sie auf Einstellungen

c) Geben Sie Ihre datumsbezogenen Arbeitsstunden ein (geben Sie hier „Feiertag“ ein)

d) Stellen Sie Ihre Zeitzone ein

2. Automatische Antwort aktivieren

a) Gehe zu „Kanäle“ -> „E-Mail“ -> wähle dann ein E-Mail-Konto aus

b) Scrollen Sie nach unten zu „Einstellungen für automatische Antworten“ -> Klicken Sie auf „Außerhalb der Geschäftszeiten“.

Anschließend können Sie eine automatische Antwortnachricht eingeben. Aktivieren Sie die Funktion über den Schieberegler und speichern Sie die Änderungen. FERTIG!