Widerrufsformular erstellen und mit einem Workflow verknüpfen
Was ist das?
Mit einem Kontaktformular in ArminCX baust du dein eigenes Widerrufsformular, bindest es auf deiner Website ein und verknüpfst es mit einem Workflow. Sobald ein Kunde über dieses Formular widerruft, startet dein Prozess automatisch, zum Beispiel mit einer sofortigen Eingangsbestätigung. Der Clou: Nur Anfragen über genau dieses Formular lösen den Workflow aus, dein restlicher Posteingang bleibt unberührt.
⚙️ Schritt 1: Kontaktformular als Kanal erstellen
Gehe in der linken Seitenleiste auf Channels.
Klicke oben rechts auf Add Channel.
Wähle Contact Form.
Gib dem Formular einen Namen, zum Beispiel "Widerruf".
Lege die Felder fest, die der Kunde ausfüllen soll: Name, E-Mail, Bestellnummer und ein Textfeld.
Speichere das Formular.
⚙️ Schritt 2: Formular auf deiner Website einbinden
Kopiere den Einbettungscode und füge ihn auf der Seite ein, auf der dein Widerruf liegt, zum Beispiel deine Widerrufsseite.
⚙️ Schritt 3: Workflow erstellen und auf das Formular filtern
Öffne AI & Automation → Workflows und erstelle einen neuen Workflow.
Öffne die Trigger-Konfiguration und wähle als Auslöser First Customer Message ("When a new conversation starts").
Klick unten auf Add Filter und setze Channel is auf dein Widerrufsformular. So läuft der Workflow nur für Anfragen, die über genau dieses Formular reinkommen.
Füge einen Nachricht-Schritt hinzu und schreib deine Eingangsbestätigung, zum Beispiel: "Wir haben deinen Widerruf erhalten und kümmern uns darum. Du hörst in Kürze von uns."
Optional: Mit einer Send Email-Aktion schickst du dieselbe Bestätigung zusätzlich per E-Mail.
Optional: Mit Update Ticket vergibst du automatisch ein Tag, zum Beispiel "Widerruf". Das hält deine Widerrufe sauber sortiert.
⚙️ Schritt 4: Workflow aktivieren, veröffentlichen und testen
Schalte den Workflow über den Active-Toggle oben scharf.
Klick auf Republish, um deine Änderungen zu veröffentlichen.
Schick eine Testanfrage über dein Formular und prüfe, ob die Bestätigung ankommt. Über Run kannst du den Workflow ebenfalls testen.
Optional: eigene View für das Formular Leg eine eigene View für den Contact-Form-Kanal an. Dann landen alle Widerrufe gebündelt an einem Ort und du verlierst nichts aus dem Blick.
Wann du das nutzt
Du willst Kunden über ein Formular auf deiner Website widerrufen lassen und ihnen automatisch eine Eingangsbestätigung schicken.
Du willst nur eine bestimmte Anfrageart automatisieren, nämlich genau dieses Formular, und nicht deinen ganzen Posteingang.
Wann du das NICHT nutzt
Für allgemeine Kontaktanfragen ohne eigenen Prozess. Dafür reicht ein normaler Kanal in deiner Inbox ohne dedizierten Workflow.
Wenn der Prozess für alle Kanäle gelten soll. Dann setzt du den Filter eben nicht auf das Formular.
Good to know: Der Filter sorgt dafür, dass ausschließlich Anfragen über dieses Formular den Workflow starten. Alle anderen Kanäle bleiben unberührt.
Good to know: Das ist eine technische Anleitung, keine Rechtsberatung. Ob und wie du ein Widerrufsformular anbieten musst, klärst du mit deiner Rechtsabteilung.
Fertig, du bist startklar und kannst loslegen!