Best Practice: AI Auto-Tagging Inbox
Overview
AI Auto-Tagging automatically assigns tags to incoming tickets. These tags can be connected to Views to:
keep the inbox structured
analyze common support topics
This helps teams route tickets faster and understand recurring issues.
Recommended Tag Setup 🇺🇸
Returns & Complaints
Use this tag when customers want to return products or report product quality issues. This includes warranty claims and defective goods.
Cancellation
Use this tag when customers want to cancel an order. This also applies to cancellation requests before shipment.
Products
Use this tag for questions about product details, availability, or functionality. This includes questions about specifications or comparisons.
Order
Use this tag for questions about the order process or order status. This also includes requests to modify existing orders.
Payment
Use this tag for questions about payment methods, invoices, or refunds. This includes payment issues.
Delivery
Use this tag for questions about delivery times, shipping options, delayed shipments, address changes, or tracking.
Empfohlene Tag-Struktur 🇩🇪
Retoure & Reklamation
Verwende diesen Tag, wenn Kunden Produkte zurücksenden oder Probleme mit der Produktqualität melden. Dies umfasst Garantieansprüche und defekte Waren.
Stornierung
Verwende diesen Tag, wenn Kunden ihre Bestellung stornieren möchten. Dies gilt auch für Stornierungsanfragen vor dem Versand.
Produkte
Verwende diesen Tag für Fragen zu Produktdetails, Verfügbarkeit oder Funktionen. Dies umfasst auch Fragen zu Spezifikationen oder Produktvergleichen.
Bestellung
Verwende diesen Tag für Fragen zum Bestellprozess oder zum Bestellstatus. Dies gilt auch für Änderungen an bestehenden Bestellungen.
Zahlung
Verwende diesen Tag für Fragen zu Zahlungsmethoden, Rechnungen oder Rückerstattungen. Dies umfasst auch Probleme mit der Zahlungsabwicklung.
Lieferung
Verwende diesen Tag für Fragen zu Lieferzeiten, Versandoptionen oder verspäteten Lieferungen. Dies gilt auch für Adressänderungen und Sendungsverfolgung.
Best Practice
Connect tags with Views so tickets automatically appear in the right inbox category.
If Tags Are Incorrect
Check if the case is clearly defined in the AI Auto-Tagging prompt.
Add the missing case or improve the prompt definition.